كتابة رسالة عبر البريد الإلكتروني لا تقل أهمية عن التحدث مع الأخرين بشكل مباشر والأمر قد يبدو سهل في البداية مجرد كلمات تكتب لكن عند مراسلة جهة رسمية أو مدير العمل نفكر كثيرًا في هل هذه الطريقة مناسبة أم يجب الكتابة بطريقة أو بشكل أخر, من هذا المنطلق سوف نوفر مجموعة من القواعد التي يجب الإلتزام بها عند كتابة ايميل رسمي سوف تفيدك ايضَا في كتابة الرسائل بشكل عام .
في عالم الأعمال قد يكون التواصل عبر البريد الإلكتروني من أكثر الطرق إستخدامًا بشكل يومي حتي في إعلانات الوظائف قد تخضع لإختبار يتعلق بكيفة كتابة رسالة إلي جهة معينة أو التواصل مع أحد العملاء , كما أن صياغة رسالة البريد الإلكتروني بالشكل الصحيح يضيف إنطباع جيد في حال التواصل مع عملاء جدد وبناء علاقات إيجابية .
١: استخدام اسم المتلقي
استخدام اسم المتلقي ضمن محتوي الرسالة أمر في غاية الأهمية ويترتب عليه إهتمام المتلقي بمحتوي الرسالة وكافة التفاصيل هذا ما تم التأكيد عليه من قبل بعض الدراسات العلمية يمكنك الرجوع الي التفاصيل (ncbi.nlm) بالتالي من الجيد إستخدام اسم المتلقي أثناء الكتابة .
٢: الاشارة الي شخص محل ثقة
أقصد هنا اذا كان المتلقي علي تواصل بشخص ثقة وأنت تتعامل معه من الجيد أن تذكر هذا الشخص ضمن الرسالة وهو ما سوف يأثر بشكل كبير علي تفاعل المتلقي والاستجابة ولو بشكل نسبي لمحتوي الرسالة .
٣: الايجابية والسلبية
يجب أن يكون للرسالة معني واضح سواء إيجابي أو سلبي حيث وفق أخر دراسة علي تطبيق Gmail تشير الي ارتفاع معدلات الاستجابة للرسائل التي تحتوي علي كلمات سلبية أو إيجابية لكن المحايد أو الغير واضح لن يتم التفاعل معها بشكل كبير .
٤: خير الكلام ما قل ودل
هناك استثناء في بعض الأحيان علي هذه القاعدة اذا كانت طبيعة العمل تحتاج إلي التوضيح لكن بشكل عام أفضل الرسائل القصيرة الواضحة .
٥: إستخدام كلمة لأن (Because)
إذا كانت طبيعة الرسالة تحتوي علي طلب شىء من الغير فمن الضروري أن توضح السبب وراء هذا الطلب وهذا من الأمور المعروفة في علم النفس حيث في الغالب ما يرفض الناس الأمر لكن التعليل أمر ضروي للإقناع .
٦: لا تكتب الارقام بالعربي
اذا كانت الرسالة تحتوي علي أرقام أو إحصائيات إكتبها كما هي لا تقوم بكتابة الارقام باللغة العربية حيث أكدت دراسة أن العين تتوقف مع الأرقام لكون الأرقام تمثل الحقائق بالتالي من الجيد عرض الارقام في صورتها العادية مثل ( ١٠, ٢٨٣٤٨٩٧ ) وهكذا .
٧: تصحيح الأخطاء الأملائية
هذه مشكلة نعاني منها حتي أنا اثناء كتابة هذا المقال أقوم بمراجعة كل شىء لكن لا يخلو من الأخطاء الأملائية , لذلك تأكد بقدر الإمكان من مراجعة الاخطاء الاملائية .
كما تلاحظ الأمر ليس صعب لكن يحتاج فقط إلي الاهتمام أثناء الكتابة ومحاولة ترتيب الأفكار بشكل جيد , كانت هذه نظرة عامة دون الكثير من التفاصيل أتمني أن تفيدك في كتابة رسائل البريد الإلكتروني القادمة .